یكی از نیازهای اصلی برای ارتباطات مكتوب در هر سازمانی، اوراق اداری آن سازمان می باشد.

مجموعه اوراق اداری از اجزای مختلفی تشكیل شده است که از اهمیت بسیار بالایی در بین سازمان‌ها، برخوردار است.

متأسفانه در اغلب موارد دیده می‌شود که تولیدكنندگان و صاحبان صنایع، در ابتدا به امر تولید پرداخته و خستگی های شبانه روزی برای آن متحمل می شوند اما در كنار آن، با نشان هایی كه از خود به جای می گذارند، نشان از یك سازمانی كوچك و تازه كار ارائه می دهند.

دارا بودن یك تصویر محاسبه شده و ارائه آن از سوی سازمان پیامدهای مثبتی را از طرف مخاطبان به همراه دارد. چرا كه وضعیت اهمیت دادن و با ارزش بودن سطح سازمان را مطرح می‌كند. متاسفانه سازمان‌ها داشتن اوراق اداری را صرفاً برای كاربرد عمومی آن و استفاده‌ی روزانه ضروری می‌دانند. به جرأت می توان گفت مشاغل كوچكی با رعایت این نكات و با ارائه صحیح و دقیق، قدرت مطلوبی از خود به جای گذاشته و قراردادهای كلانی را با سازمان های بزرگ، منعقد كرده اند. پس باید توجه داشت كه ارائه مطلوب، منظور آن شخصیتی است كه یك سازمان واقعاً در حد و توان خود دارد، بدون اغراق و دروغ. چرا كه نتیجه معكوس این عمل، زیان های فراوانی را به بار می آورد.

ارائه‌ یك فرم و شكل و لحن در زمان‌های معرفی درون سازمان به مخاطبان نگاهی جامع می‌طلبد. این نگاه جامع را می‌توان در طراحی اوراق اداری جستجو كرد. وظیفه اصلی هر یك از اجزاء اوراق اداری خارج از كاربرد عمومی آن نشان دادن شخصیت اصلی سازمان در فرم‌های یكپارچه است. تكرار در ارائه‌ی یك فرم و شكل از سوی سازمان توسط اوراق اداری یك مسئله‌ی جدایی ناپذیر از آن است.

روادید و فعالیت‌های سازمان، حجم سازمان، ارزش‌ها و اهداف سازمان از جمله منابعی است كه می‌بایست در تولید این محصول توجه شود. عدم استفاده از جذابیت‌های آنی در طراحی اوراق اداری می‌بایست مورد توجه قرار گیرد. اجزای اصلی اوراق اداری در سازمان‌ها كه می‌بایست شكل واحد داشته باشند به شرح زیر می‌باشند:

سربرگ / كاغذ نامه / سرنامه Letter Head

كارت ویزیت / كارت هویت Business Card

پاكت Envelop

صورتحساب / فاكتور Invoice

یادداشت Memo

پوشه معرفی Presentation Folder

توجه: منظور از شكل واحد در ارائه‌ی شخصیت سازمان توسط اوراق اداری صرفاً فضاهای كاملاً برابر و یا تصویر با یك شكل واحد نیست. می‌توان با ایجاد وزنی ثابت در ارائه مفهوم از یك تصویر تاثیر برابری را در شكل‌های مختلف در اجزای مختلف ارائه داد.

 

ندارد